Votre entreprise déménage ? Ne vous laissez pas envahir par l’organisation de cet événement et suivez notre check-list détaillée pour un déménagement entreprise réussi et en toute sérénité.
Un déménagement entreprise s’organise et se planifie à l’avance !
Pour une entreprise, quelles que soient sa taille et son activité, la réussite d’un déménagement revêt plusieurs enjeux. La transition doit être réalisé tout en continuant à assurer la productivité de l’entreprise, la conservation de ses biens et ressources (documents, matériel, machine, etc.), mais aussi le maintien du confort et de la productivité du personnel. Il s’agit d’un événement sensible qui requiert non seulement une préparation soignée du déménagement mais également l’acquisition des nouveaux et l’installation complète sur site.
Vous devez donc vous y prendre à l’avance et veiller à ne rien oublier au passage. À partir de la prise de décision, on compte généralement 6 mois pour mener à bien toutes les formalités.
Pour vous aider dans vos démarches, Suivez notre checklist pour un déménagement entreprise réussi, qui vous garantira le succès de cette opération et de votre business !
1. Les bonnes questions à se poser avant un déménagement entreprise
La première question à se poser est incontestablement celle du motif du déménagement : locaux trop petits, charges trop élevées, emplacement inadéquat, etc. Cela constitue également un élément clé pour élaborer un planning détaillé et un cahier des charges cohérent avec le projet de transfert.
2. Fixer la date du déménagement entreprise
Il est primordial de fixer avec précision la date de la transition. Cette date doit être déterminée en tenant compte de plusieurs critères :
- la disponibilité du nouveau local
- la charge de travail de l’entreprise
- les contraintes personnelles des employés.
Les entreprises ont généralement tendance à planifier leurs déménagements durant les week-ends ou les vacances, afin d’assurer la continuité de leurs opérations. Les périodes de fin d’année fiscale ou d’été sont particulièrement privilégiées, car elles sont moins sollicitées en termes de charge de travail.
Conseil : N’oubliez pas de respecter les clauses de votre ancien bail commercial ! Pensez à rendre votre ancien bureau en bon état : rendez-vous pour l’état des lieux de sortie, nettoyage, travaux de remise en état des bureaux, etc.
3. Donner son préavis déménagement entreprise
Dans le cadre d’un bail commercial, le préavis est un élément crucial à respecter pour mettre fin au contrat de location. Sachant que la durée du préavis pour un bail commercial est généralement de six mois. Cependant, cette durée peut varier en fonction des clauses spécifiques du contrat de bail. Dans tous les cas, vous devrez donc prévenir votre bailleur par lettre recommandée ou par acte de huissier dans les délais.
4. Communiquer avec vos salariés déménagement entreprise
Pour certains employés, un déménagement d’entreprise peut être perçu comme une source d’inquiétude. Parmi les préoccupations les plus fréquentes, on retrouve généralement :
- La distance entre leur domicile et les nouveaux locaux ;
- Le passage d’un bureau fermé à un open space ;
- La possibilité ou non de travailler à distance.
De ce fait, il est important d’obtenir l’adhésion des collaborateurs et de les impliquer dans ce projet. Cela induit une communication transparente, une implication des équipes dans la définition des nouveaux espaces de travail et l’aménagement des bureaux ou tout autre choix de l’entreprise. Ceci va faciliter la coordination des opérations.
5. Trouver de nouveaux bureaux et la signature du bail
Le choix de nouveaux locaux n’est pas une décision qui se prend à la légère. Ceci dépend de plusieurs facteurs :
- L’avis de vos collaborateurs et de vos clients.
- Le budget prévisionnel : la négociation du loyer, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie,
- La situation géographique, l’accessibilité, la sécurité ou la configuration des lieux.
Une fois votre choix effectué et la négociation terminée, vient le moment de la signature du bail commercial, une étape clé pour l’entreprise qui sera suivi par l’optimisation de l’aménagement des bureaux.
>> Aménagement de vos bureaux :
N’hésitez pas à choisir votre mobilier de bureau et à dynamiser vos locaux avec une décoration qui séduira vos employés!
Après avoir trié et éliminé les objets, dossiers, meubles obsolètes ou inadaptés, il est temps de rechercher des équipements en fonction de vos besoins et plus fonctionnels pour la nouvelle organisation de vos espaces de travail et d’entamer les travaux de restructuration et décoration des nouveaux locaux.
6. Effectuer les changements d’adresses
Une fois votre nouvelle adresse d’entreprise établie, débarrassez vous de tous les documents avec les coordonnées obsolètes, et commencer à en préparer de nouveaux à imprimer (cartes de visite, papiers, supports, etc.).
Pensez également à enregistrer votre changement d’adresse auprès de la chambre de commerce et des autres registres professionnels concernés.
Conseil : N’oubliez pas d’informer vos prestataires et clients de votre nouvelle adresse ainsi que de la date de votre installation dans les nouveaux locaux.
7. Faire l’inventaire du mobilier, machine et du parc informatique
Commencez par réaliser un inventaire détaillé de tout le matériel informatique, puis étiquetez soigneusement chaque appareil afin de savoir à quel salarié ou prestataire il est attribué.
Par ailleurs, le parc informatique et les données Internet sont souvent les éléments stratégiques de l’entreprise, c’est pourquoi il est conseillé de minimiser les risques de transfert et de mettre en place toutes les mesures nécessaires pour garantir un déménagement sécurisé et à la dernière minute.
Conseil : N’oubliez pas de configurer et tester le réseau afin d’être opérationnel le jour j.
8. Préparer un bon cahier des charges et trouver un responsable déménagement entreprise
Une fois le contrat signé, il est temps de faire appel à un déménageur. Cependant, avant de lancer l’appel d’offre et de sélectionner votre prestataire, il est essentiel de rédiger un cahier des charges précis accompagné d’un rétroplanning.
De ce fait, vous pouvez classer toutes les tâches suivant le délai d’organisation (celles nécessitant le plus de temps à celles que vous pouvez accomplir la veille du déménagement) ou bien suivant l’ordre chronologique pour chaque groupe d’activités : l’administratif, la logistique, l’humain, le transport, etc.
Par ailleurs, la nomination d’un responsable de déménagement est une étape tout aussi importante pour la bonne coordination du projet ainsi que pour la gestion des actions au niveau de chaque employé.
9. Comparer les devis des déménageurs
Une fois le cahier des charges élaboré, vous devriez impérativement l’envoyer aux prestataires au moins 3 mois avant la date prévue du déménagement. Ainsi vous aurez le temps de bien examiner les devis reçus et de comparer les prix en prenant en compte les différentes options, services et assurances offerts par les prestataires.
Une fois le prestataire choisi, confirmez la date du déménagement, les adresses de vos locaux (anciens et nouveaux) et réservez le véhicule ainsi que le volume nécessaire pour le transport de vos biens.
10. Commencer à faire les cartons de déménagement entreprise
Après avoir trié et éliminé les objets, dossiers, meubles obsolètes ou inadaptés, il est temps de rechercher des équipements en fonction de vos besoins et plus fonctionnels pour la nouvelle organisation de vos espaces de travail et d’entamer les travaux de restructuration et décoration des nouveaux locaux.
Un à deux mois avant la date du déménagement, désencombrez vos armoires et faites le tri dans vos archives. Chaque collaborateur est responsable des dossiers relevant de sa compétence (factures, comptabilité, fichiers clients, etc.) et doit effectuer une sauvegarde des documents en cours. Effectuez un étiquetage clair pour les dossiers, les postes informatiques et les équipements avant de les reconfigurer à leur nouvelle position. La société de déménagement vous fournira les emballages et cartons adéquats pour le transport des dossiers papier.
Petit conseil : Organisez une soirée d’inauguration après un déménagement entreprise réussi !
Le déménagement s’étant bien déroulé, organisez une petite fête pour inaugurer vos nouveaux bureaux et préparer une visite d’entreprise. Invitez vos clients et partenaires, ils seront ravis de visiter vos nouveaux locaux.
Vous connaissez maintenant toutes les étapes d’un déménagement d’entreprise réussi ! N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier de notre expertise et découvrir nos offres de déménagement entreprise . N’oubliez pas de demander un devis personnalisé dès maintenant !